物品帳密管理

功能介紹

這項功能如何協助日常工作

客戶交給事務所的物品與帳號資料，需要同時知道「是誰的、目前在哪裡、使用時要注意什麼」。物品帳密管理將印章、購票證、存摺、憑證及帳號分開建檔，依類型保存必要資訊與圖片，再以入庫、出庫及歸還狀態整理保管情形，協助辦件、盤點與交接。

01依客戶與物品類型建檔

將印章、購票證、存摺、商工登記、自然人憑證、帳號及其他物品分別整理。每筆連結客戶並保留名稱與備註，方便區分同一家公司交付的多種物品。

02入庫、出庫與歸還

客戶交付、同仁取用或歸還客戶時，依實際情形更新保管狀態。出庫後可記錄回庫，歸還後再次收到也可重新入庫，讓日常移轉不只靠口頭交接。

03帳號與密碼資訊

帳號類型可保存帳號、密碼與到期日，搭配名稱及備註說明用途。承辦依可使用的權限查閱，在辦理客戶作業前先確認使用對象及資料是否需要更新。

04卡片與有效日期

依物品類型記錄卡別、卡號、發卡日期、有效日期或到期日，例如自然人憑證的有效期限。需要使用時可以回到紀錄核對，不必只靠實體卡片或舊訊息確認。

05物品圖片與辨識資料

可附上物品圖片並補充辨識說明，協助同仁確認是哪一份物品。圖片、名稱與客戶歸屬一起查閱，在盤點或交接多件相近物品時提供核對依據。

06狀態查找與交接盤點

區分資料是否啟用與物品目前的保管狀態，依客戶、類型及狀態查閱。人員交接或客戶終止委託時，可據此整理尚在事務所的物品與需要歸還的內容。